Op 27 februari 2024 was het dan zover; na 9 jaar intensief, soms zelfs fulltime, werk aan het archief van Phocas is de klus voor Lily de Kleijn geklaard. In 2015 bleek het 13 meter brede archief van Phocas in het Katholiek Documentatie Centrum (KDC) een fantastisch bron van informatie en een grote hulp bij het weer reanimeren van Oud Phocas. Oude ledenlijsten werden geactualiseerd, een klus van een half jaar fulltime werk. Het archief werd daarna ontdubbeld, uitgezocht, beschreven en gedigitaliseerd. Na bijna 2000 uur werk, door de Archiefcommissie maar vooral Lily, was deze klus afgerond. Eindelijk kon Lily met dit unieke materiaal als bron, beginnen met het fotoarchief en de productie van fotoboeken per 5 jaar. Tijdens deze queeste zijn door het hele land oud leden bezocht en geïnterviewd, vele fotoboeken opgehaald, gedigitaliseerd en teruggebracht waardoor er een mooi fotoarchief is ontstaan. Lily heeft met behulp van deze foto’s en documenten 15 geschiedenisboeken gemaakt die bij reünies gebruikt kunnen worden én nabesteld.
Het resultaat van al dit werk aan deze archieven was ook dat vele oud leden weer enthousiast genoeg werden lid van Oud Phocas te worden en met hun contributie en/of donatie Phocas te steunen. Zonder dit intensieve archiefwerk van Lily was reanimatie van Oud Phocas niet zo succesvol geweest met een groei van rond de 250 betalende leden naar nu bijna 1000 leden.
Het waren intensieve en niet altijd makkelijke jaren, maar de overdracht van de externe schijf, de 15 geschiedenisboeken, het analoge fotoarchief én een archiefkast, deels ook door Lily gesponsord, vormt een mooie afsluiting. Met de enthousiaste HistoriCie en een jaarlijkse cursus “Archiefbeheer doe je zo” voor besturen van Phocas, verwachten en hopen we dat deze vorm van archiefbeheer een traditie bij Phocas wordt.
